Kalite Yönetim Sistemi
Kalite Yönetimi ve Süreç Optimizasyonu
Kalite Yönetim Sisteminin Önemi ve Uygulama Alanları
Artık bugünün dünyası çok küçülmüş, enformasyon, teknoloji ve iletişim alanındaki büyük gelişmeler toplumları kıyasıya bir rekabete ve her geçen gün yeni gelişmelerin yaşandığı ekonomik bir yarışa itmiştir. Mevcut dünya düzeninde ayakta kalabilmek, tüm sektörlerde müşteri ihtiyaç ve beklentilerine uygun mal ve hizmet üretiminin sağlanmasıyla gerçekleşebilecektir. Bu da ancak, kuruluşlarda, tasarım aşamasında başlayarak üretim, pazarlama ve satış sonrası hizmetlere kadar tüm aşamaları kapsayan ve sürekli gelişmeyi hedefleyen Kalite Yönetim Sisteminin uygulanmasıyla olacaktır.
Etkin bir kalite yönetimi, esnek ve rahat uygulanabilen sağduyulu bir dokümantasyon ve kayıt sistemi geliştirerek müşterilerinizin sürekli memnuniyetini kazanmayı hedefler. Bir yönetim sisteminin etkinliği yalnızca insanların yeteneklerine bağlı değil aynı zamanda bunun nasıl kullanıldığına bağlıdır.
BSOFTkalite: Entegre Kalite Yönetim Sistemi Çözümü
BSOFTkalite, ISO 9000, 9001, 14001, OHSAS 18001 gibi kalite sistemlerinde kullanılan doküman ve kayıtların organizasyonu, kontrolü ile kağıtsız bir kalite sistemi kurmanızı ve tüm süreçleri yönetmenizi sağlayan bir kalite yönetim sistemidir. BSOFTkalite, toplam kaliteyi hedefleyen diğer modüller ile entegre bir şekilde çalışır ve kaliteyi oluşturan tüm iş süreçlerini kontrol altına alır.
BSOFTkalite, esnek, parametrik ve modüler yapıya sahip, iş akışlarını ve yetkilendirmeleri rol bazında yapabileceğiniz, Microsoft ASP/ASP.NET teknolojisi kullanılarak geliştirilmiş, %100 web tabanlı bir toplam kalite yönetim yazılımıdır. Rol tanımlarını BSOFTkalite içerisinde yapabileceğiniz gibi, kurum içerisinde kullanılan personel/insan kaynakları uygulamalarını da kullanarak yapabilirsiniz.
Genel Özellikleri
- Parametrik Altyapı
- Esnek Kontrol ve Onay Mantığı
- Parola ve Yetki Yönetim Sistemi
- Birden fazla işyeri desteği
- E-mail destekli iş akışı (Workflow) yaklaşımı
- Esnek Raporlama ve Grafikler
- Uyarlanabilir Uyarı Mekanizması
- İş / Ünvan değişikliklerini kolayca tanıtabilme
- İzinde yetki delegasyonu
- Sisteme ilk geçişte kolay döküman aktarma
- Web tabanlı yapı
- .NET mimarisi
- Internet Explorer üzerinden erişim
- Active Directory Entegrasyonu
- SQL Server veri tabanı desteği
- Tüm SMTP / POP3 uyumlu mail sistemleri ile çalışabilme (Notes, Outlook, Exchange vb.
BSOFTkalite Programı
BSOFTkalite kalite programı, aşağıdaki modüleri içermektedir. Ve bu uygulama modüllerini birbirleriyle entegre veya bağımsız olarak kullanabilirsiniz.
- Genel Parametre ve Tanımlama İşlemleri,
- Doküman Yönetimi,
- Süreç Yönetimi,
- Çevre Yönetimi,
- Düzeltici ve Önleyici Faaliyetler Yönetimi
- Denetim Faaliyetleri Yönetimi
- İş Sağlığı ve Güvenliği Sistemi,
- Kalibrasyon Yönetimi,
- Müşteri Şikayetleri Yönetimi,
- Toplantı Yönetimi,
- Anket İşlemleri,
- Eğitim İşlemleri Yönetimi
Kalite Yönetim Sisteminin Önemi
ve Uygulaması
Günümüz dünyasında ayakta kalabilmek, tüm sektörlerde müşteri ihtiyaç ve beklentilerine uygun mal ve hizmet üretiminin sağlanmasıyla gerçekleşebilecektir. Bu da ancak, kuruluşlarda, tasarım aşamasında başlayarak üretim, pazarlama ve satış sonrası hizmetlere kadar tüm aşamaları kapsayan ve sürekli gelişmeyi hedefleyen Kalite Yönetim Sisteminin uygulanmasıyla olacaktır.
Artık bugünün dünyası çok küçülmüş, enformasyon, teknoloji ve iletişim alanındaki büyük gelişmeler toplumları kıyasıya bir rekabete ve her geçen gün yeni gelişmelerin yaşandığı ekonomik bir yarışa itmiştir. Ürününüz dünyadaki en kaliteli ürün olabilir, hizmetiniz mükemmel olabilir. Fakat müşterileriniz bunu zamanında ve daima uygun standardlarda alamıyorsa, tercihlerini değiştirecektir.
Etkin Kalite Yönetimi ve
ISO 9000 Standartları
Etkin bir kalite yönetimi, esnek ve rahat uygulanabilen sağduyulu bir dokümantasyon ve kayıt sistemi geliştirerek müşterilerinizin sürekli memnuniyetini kazanmayı hedefler. Bir yönetim sisteminin etkinliği yalnızca insanların yeteneklerine bağlı değil aynı zamanda bunun nasıl kullanıldığına bağlıdır.
Günümüzde Kalite Yönetim Sistemi konusunda ISO 9000 Kalite Sistem Standardları 1987 yılında yayımlandığı tarihten itibaren en fazla ilgiyi ve uygulama alanını bulan milletlerarası standartlar haline gelmiştir.
ISO 9001:2000 Nedir?
ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi, müşteri odaklı ve sürekli gelişim felsefesiyle, müşteri memnuniyeti ve karlılık sağlamak için gerekli bir araçtır. Her türlü organizasyona, küçükten büyüğe, sanayiden hizmete, kamudan özel sektöre kadar uygulanabilir.
Firmada verimliliğin artmasında, maliyetlerin azalmasında, sürekli iyileşmede ve kurumsallaşmada başrol oynar. 9000 standardın kodu; 2000 ise yazıldığı yılı ifade eder. ISO 9001:2000´nin bir ürüne verilen belge değil, her türlü kuruluşlara uygulanabilecek bir Kalite Yönetim Sistemi’dir. ISO 9001:2000 Kalite Yönetim Sistemi´ni özel ve kamu sektöründe her türlü kuruluş kurabilir.
ISO 9001:2000 Kalite Yönetim Sistemi’nin kuruluş amacı; işletmenin mal veya hizmet üretimindeki tüm aşamaları belirleyerek ve bir nevi işletmenin kullanma kılavuzunu oluşturarak her defasında aynı kalitede sonucun alınacağı iş süreçleri yaratmaya çalışmaktır.
Üretim, hizmet, yazılım ve donanım sektörlerindeki tüm kuruluşlar bu sistemden yararlanabilir. Örneğin, dış ticaret pazarlama firmaları, hastaneler, belediyeler, üretim yapan işletmeler, oteller, restoranlar… ISO 9001:2000 uygulanabilmesi için firmanın sektörü önemli değildir. ISO 9001:2000, kuruluşun ne üzerine çalışıp çalışmadığına değil yönetim sistemine odaklanır. Ayrıca işletmenin büyüklüğü veya küçüklüğü, kaç kişinin çalıştığı sistemin kurulmasına engel olmamaktadır. 2 Kişilik bir işletme de 1000 kişilik bir işletme de ISO 9001 kapsamına girer.
Kalite nedir?
Kalite, “bir mal veya hizmetin müşteri beklenti ve gereksinimlerini karşılayabilme yeteneğidir” diye de tarif edilebilir. Tüketicilerin beklentilerine bağlı olarak, kalite kavramı topluma, toplumun kültürel gelişimine, beğeni ve alışkanlıklarına göre değişen bir kavramdır. Amaç müşteri beğeni ve gereksinimlerini daha iyi yakalamak ve rakiplerinden daha iyi mal/hizmet üretmektir.
Müşteri tatminidir; ürün veya hizmetin iyi olup olmadığı konusunda son kararı müşteri verir.
Süreçtir; süregelen bir gelişmeyi sağlar. Yatırımdır; uzun dönemde bir işi hatasız yapmak sonradan düzeltmekten daha ucuzdur. Kalite bir programa uymak, işleri zamanında yapmaktır. Kalite, kusursuzluk anlayışına sistemli bir yaklaşımdır. Kalite, şartlara uygunluktur.
Uluslararası Standart Bürosu ISO’ nun kalite için yaptığı tanım şöyledir: “kalite, bir mal ya da hizmetin belirli bir gereksinimi karşılayabilme yeteneklerini ortaya koyan karakteristiklerin tümüdür.”
Kalite politikası nedir?
Kuruluşun en üst yetkililerince belirlenmiş tüm eğilimlerdir. Kısaca “MÜŞTERİ MEMNUNYETİ” ve “SÜREKLİ İYİLEŞTİRME” olarak özetlenebilir.
Kalite yönetimi nedir?
Kalite politikasını, amaçlarını ve sorumluluklarını belirleyip bunları kalite sistemi içinde planlama ve kontrol gibi yöntemlerle gerçekleştirmeye yönelik tüm faaliyetlerdir.
Toplam Kalite Yönetimi TKY nedir?
Toplam kalite yönetimi TKY, “İç ve dış müşteri beklentilerinin aşılmasını temel amaç olarak alan, çalışanların bilgilendirilip yetkilendirilmesini ve takım çalışmalarıyla tüm süreçlerin sürekli iyileştirilmesini hedefleyen bir yönetim felsefesi” olarak tanımlanabilir. Bu tanım içerisinde KALİTE, müşteri beklentilerinin karşılanması ve aşılması, KALİTESİZLİK ise topluma verilen toplam zararı ifade eder.
MÜŞTERİ, işletmedeki süreçlerin ürettiği ürün yada servisi kullanan kimsedir. Bunlardan organizasyon içinde yer alanlara İÇ MÜŞTERİ, bu ürün ya da servisleri para ile satın alanlara ise DIŞ MÜŞTERİ diyoruz. TKY’nin T’si, toplamı, tüm çalışanların katılımını, yapılan işlerin tüm yönlerini, müşterilerin tümünü ve üretilen ürün ve hizmetlerin tümünü kapsar. K’si, kaliteyi, yani müşterilerin bugünkü beklenti ve ihtiyaçlarını tam ve zamanında karşılayıp, onlara gelecekteki beklentilerini aşan ürün ve servisler sunmak demektir. Y’si ise, yönetimin her konuda çalışanlara liderlik yapması, çalışanlara örnek model oluşturması ve şirket çapında katılımcı yönetimin sağlanmasıdır.
Toplam Kalite Yönetimi’nin amacı nedir?
T.K.Y İle kalite seferberliği başlatılmış demektir. Amaçları şu şekilde sıralamak mümkündür.
- Savurganlığı önleme.
- Verimliliği artırma.
- Maliyetleri düşürme.
- İşlem zamanlarını kısaltma.
- Devamlı kaliteyi artırma.
- Sürekli iyileştirme ve gelişme.
Toplam Kalite Yönetimi eğitiminde amaç nedir?
Toplam kalite yönetimi eğitiminin temel amacı çalışanların verimliliğini artırmaktır. Üretimin kalitesini artırmak için personel girdilerinin düzeyini yükseltmektir.
Hizmet kalitesi ne demektir?
Verilen hizmet seviyesinin müşteri beklentileri ile ne kadar iyi eşleştiğinin ölçüsüdür. Kaliteli hizmet vermek demek, müşteri beklentilerine uyumlu bir yapı içinde karşılık vermek demektir.
Müşteri odaklılık ne demektir?
Ürün ve hizmetlerimizin kalitesini en son noktada müşteri değerlendirir. Dolayısıyla müşteri odaklılık dendiğinde, “müşteri istek ve beklentileri” ve “katma değerin nasıl sunulabileceği” anlaşılmaktadır.
ISO 9001 İşinize Nasıl Yardımcı Olur?
Müşteri memnuniyeti sağlar
Maliyetleri denetim altına alır
Kayıpları en aza indirir
Sürekli gelişimi sağlar
Hataları azaltır
Verimliliği arttırır
Karlılığı arttırır
Müşterilerinizden güven duygusu oluşturur.
Etkili rekabet imkanı verir
Çalışanların motivasyonunu arttırır.
Zaman ve kaynakların daha etkin kullanımına olanak verir.
İç ve dış müşterilerle olan iletişimini güçlendirir.
ISO 9001:2000 Kalite Yönetim Sistemi Kurma Aşamaları
1 – Mevcut Durumun Tespiti
Genellikle her kuruluşta formal/ yarı formal / informal işleyen bir çalışma sistemi vardır. Bu mevcut sistemi tespit etmek, işimize yarayan uygun yönlerini belirlemek ve bunu kurulacak kalite yönetim sistemine temel teşkil etmek uygun bir başlangıç olacaktır.
2 – Kalite Yönetim Sistemi Oluşum Planı
Kalite sistemi faaliyetlerini organize edecek takımın ve bu takıma destek verecek diğer birimlerin zaman ve gücünü en etkin şekilde kullanabilmek için ele alınacak konuların ve sorumluların belirlenmesi ve bunun bir zaman çizelgesine dökülmesi aşamasıdır. Bu plan, belli periyotlarda gözden geçirilir ve gerekiyorsa güncellenir.
3 – Eğitim
Kalite yönetim sistemi öncelikle uygun seviyelerdeki kilit çalışanlara tanıtılır. Eğitim faaliyetlerinde tüm detayların aynı şekilde aynı yoğunlukta her çalışana aktarılmasından ziyade seviyelendirilmiş yetki ve sorumluluklara ,uygun detay ve içerik aktarılır. Ancak bu şekilde mevcut kaynaklarımızı (eğitimci, eğitime katılan ve ilgili maliyetler) etkin bir şekilde kullanmış ve herkesi gereksiz detaylara boğmamış oluruz.
4 – Kalite Yönetim Sisteminin Kurulması
Kalite yönetim sistemi bir kişinin bir bölümün uygulayacağı bir şey değilse, kurulması aşamalarında da bir kişinin bir bölümün performans göstermesi yeterli olmayacaktır. Bu nedenle formatı ne olursa olsun temel prensip, kalite yönetim sistemi kurulurken mümkün olduğunca katılımı sağlamak olmalıdır. Bu konuyla ilgili pratik uygulama genellikle kuruluşun büyüklüğüne göre çalışma takımları oluşturmaktır. Bu takımlar ilgili birimlerinin, sistemlerin / dokümantasyonun kurulmasında ve oluşturulmasında aktif olarak görev alacaktır. Sistemi danışmanın veya kalite sorumlusunun dikte ettirmesindense bu yaklaşım, ileriki uygulama aşamalarında kullanıcıların sistemi sahiplenmesi açısından da uygun olacaktır.
5 – İç Tetkiklerin Gerçekleştirilmesi
Kalite yönetim sistemi oluşumunun tamamlandığı kararı verildikten sonra alt sistemlerin planlandığı gibi çalışıp çalışmadığının, birbirleri ile uyumunun, etkinliğinin kontrol edildiği iç tetkikler yapılır. Burada tespit edilen uygunsuzluklar/gelişmeye açık alanlar bir plan dahilinde ele alınır.
6 – Gözden Geçirme
Üst yönetim kalite yönetim sistemini; iç tetkikleri, hedefleri, düzeltici/önleyici faaliyetleri, prosesleri ve onların performanslarını, müşteri şikayetleri ve memnuniyetlerini, iyileştirme çalışmalarını, kaynak ihtiyaçlarını gözden geçirir, sistemin etkinliğini ve sürekliliğini sağlar.
Dökümanlar
Modüller
Doküman Yönetimi
Kurumlara kurulan Kalite Sistemlerinin başarılı olmamasının birinci nedeni; kullanılan form tabanlı sistemlerin kalite kontrol ekibine ve ilgililere getirdiği aşırı yük sebebiyle pratiklik kazanamaması, yönetimin ihtiyaç duyduğu kritik verimlilik analizlerinin ve durum incelemelerinin yapılamamasıdır.
Doküman Yönetimlerin amacı, Kalite Yönetim Sistemi kapsamındaki formları ve kurumların diğer dokümanlarını bir arada derleyen, esnek ve pratik bir kayıt takip sistemi oluşturmak; günlük iş emirlerini de bu sistem üzerinden çalıştırırken diğer taraftan da kalite ve yönetim sistemlerinin yükünü hafifletmek.
Diğer en önemli faydası ise, dokümanları klasör yerine bilgi işlem ortamında tutarak hem iş akışını hızlandırır hem de analiz verilerini kısa sürede alarak kararların daha etkin şekilde verilmesini sağlar. Böylece kurumlar kendi yönetimlerini, atıl veya verimsiz durumdaki kalite sistemlerini; bilgilere hızla erişebilmelerini sağlayacak, kalite güvence sistemlerini destekleyecek bir doküman yönetim sistemi alt-yapısını kazanmış olurlar.
Bu amaçla BİLTAŞ, Kalite Yönetim Sistemi uygulayan kurumların dokümantasyon alt yapısını, bilgi işlem ortamına entegre bir sisteme dönüştürerek, kurumların Kalite Yönetimi ve doküman yönetimi ihtiyaçlarını çözen QMAN Kalite Doküman Yönetimi Sistemi‘ni geliştirdi.
QMAN Doküman Yönetim Sistemi Yazılımı, QMAN Kalite Yönetim Sistemi’nin kalite doküman yönetimi modülüdür. ISO 9000, ISO 14000, QS9000, OHSAS 18000 vb. standart serilerine ait kalite belgeleri almış ya da almak isteyen kuruluşların kalite dokümanlarının web (intranet/internet) ortamında yönetilmesine olanak sağlar. QMAN_DYS ile kalite dokümanlarının hazırlanması, görüş toplanması, onaylanması, dağıtımı, revizyonu ve iptal işlemlerini web ortamında gerçekleştirebilirsiniz.
QMAN_DYS, geleneksel kalite yönetim sistemlerinde veya ISO çalışmalarında kullanılan matbu form tabanlı sistemlerin yerine “kağıtsız ofis yönetimi”ni sağlayan ve “canlı veri” tutan, kurumlar için temel bilgi işlem altyapısını oluşturmaktadır. QMAN_DYS‘nin diğer yönetim sistemleri ile başarılı entegrasyonu sayesinde; yönetime ve ilgili birimlere, iş akışlarını düzenlemede kalite kontrolü performans artışı sağlamaktadır. Kurumların daha az zamanda daha fazla bilgi derlemesine imkan vererek ISO normlarına uygun daha etkin bir “yönetim” uygulamasına imkan tanımaktadır.
QMAN_DYS, kalite belgesini henüz almamış kuruluşlar için kolaylıkla devreye alınabilir. Kalite dokümanlarını hazırlamış hatta belge almış kuruluşlar için ise bu bilgiler kolaylıkla yazılıma transfer edilerek geçiş yapılabilir. Her iki durumda da dokümantasyon sisteminizi QMAN_DYS’ne aktarmak oldukça zahmetsizdir. Doküman kodlama sistemi ve doküman şablonları tamamen kuruluşunuza özgü olarak, tarafınızdan tasarlanabilir ya da QMAN_DYS içinde gelen hazır şablonlar tarafınızdan kullanılabilir.
Doküman Hazırlama Süreci
- Hazırlama
- Görüş
- Kontrol
- Onay
- Yayınlama
Kurum içi tüm standart formlarınızı tanımlayabilir ve kullanıcıların hizmetine sunabilirsiniz. Ayrıca formlarda istenen revizyon isteklerini alabilir, yapılan revizyon değişikliklerini de aşama aşama takip edebilirsiniz. Çalışma dökümanlarınızı oluşturup kurum içi standardizasyonu sağlayabilirsiniz. Ayrıca kullanıcılara istedikleri dökümanların en güncel halini sunar ve ihtiyaç oldukça döküm alınmasını sağlayıp birimlerde boş form yığılmalarını önlemiş, kağıt israfını en aza indirmiş olursunuz.
Genel Özellikleri
- Yeni döküman oluşturabilir, yeni döküman isteğinde bulunabilinir, döküman isteklerini takip edebilir, revizyon ve arşiv işlemlerini yapabilirsiniz.
- Dokümanlarınızı sınıflandırabilir ve bölümlere göre gruplandırabilirsiniz. Kontrollü döküman dağıtımı yapabilir, kontrollü dökümanları takip edebilir ve bu konu ile ilgili anlık rapor alabilirsiniz.
- İstenilen dökümanlar için değiştirilememe, kopyalanamama ve yazıcı çıktısı alamama gibi kısıtlamalar getirebilirsiniz, farklı kullanıcı grupları oluşturarak dökümanların ulaşımını sınırlayabilir, bu sayede tüm dökümanların güvenliğini en üst düzeye taşıyabilirsiniz.
- Yeni döküman ve revizyon talebinde bulunabilir, revizyon talebinde bulunduğunuz dökümanın geçmiş revizyon isteklerini inceleyebilir, ve dökümanların revizyon öncesi durumlarına erişebilirsiniz.
- Yeni döküman yayınlandığında, ilgili kişilerin onayına sunabilir ve sonuçlarını takip edebilirsiniz. Yeni yayınlanmış taslak dökümanları sorgulayabilir ve onay takibi yapabilirsiniz.
- Tüm kalite dökümanlarına kategorize edilmiş biçimde kolaylıkla ulaşabilir, ulaştığınız dökümanların içeriğini okuyabilir, aynı zamanda bu dökümanların ek formlarını, bağlantılı dökümanları ve revizyonlarını inceleyebilirsiniz.
- Yeni döküman yayınlandığında, ilgili kişilerin onayına sunabilir ve sonuçlarını takip edebilirsiniz. Yeni yayınlanmış taslak dökümanları sorgulayabilir ve onay takibi yapabilirsiniz.
- Tüm kalite dökümanlarına kategorize edilmiş biçimde kolaylıkla ulaşabilir, ulaştığınız dökümanların içeriğini okuyabilir, aynı zamanda bu dökümanların ek formlarını, bağlantılı dökümanları ve revizyonlarını inceleyebilirsiniz.
Süreç Yönetimi
Süreç Yönetimi, süreçlerin bugün nasıl çalıştığını anlamak ve iyileştirebilmek için şirketin tüm süreçlerinin belirlenmesi, tanımlanması, belgelenmesi, sahip atanması, düzenli olarak süreç performans göstergelerin izlenerek değerlendirilmesi ve gerektiğinde küçük iyileştirmelerin ya da sil baştan/kökten tasarımların yapılmasıdır.
Her ürün ya da hizmet mutlaka bir sürecin sonucu olarak ortaya çıkar. Süreci olmayan bir ürün/hizmet olmayacağı gibi, bir ürün/hizmeti olmayan bir süreçte olamaz. Süreç kelimesi, bir ya da daha fazla girdiyi müşterisi için birden fazla çıktıya dönüştüren faaliyetler dizisidir.
Süreç Yönetimin Amaçları
- Müşteri odaklı yönetimi teşvik etme
- Şirket önceliklerine sistematik yaklaşım getirme
- Fonksiyonel sınırların ortadan kaldırılarak, fonksiyonlar arası ilişkilerin geliştirilmesi
- Katma değer yaratmayan faaliyetlerin belirlenmesi
- Kaynakların etkin kullanımının sağlanması
- İyileşme olanaklarının tespit edilmesi
- Hızlı karar alma avantajı sağlaması
- Sorumlulukların açıklıkla belirlenmesi
İkinci Dünya Savaşı sonrasında Japonya’da başlayan ‘kaizen’ (sürekli iyileştirme) kavramıyla başlayan ve giderek dünyada ve Türkiye’de yaygınlaşmaya başlayan ‘kalite’ çalışmalarının özünde süreç mantığı vardır. Toplam Kalite EFQM Mükemmellik modeline göre bir sistem kurmak veya son yıllarda popülerlik kazanan CRM – Müşteri İlişkileri Yönetimi’ne geçmek isteyen veya ISO 9001 belgesi almak isteyen firmalar için Süreç Yönetimi hayatidir. ISO 9001 standardının 1994 versiyonunda yer almayan ‘süreç yönetimi, süreç göstergelerinin izlenmesi ve sürekli iyileştirme’ kavramları ISO 9001 :2000 revizyonunda artık yer almaktadır.
Bu amaçla BİLTAŞ, Kalite Yönetim Sistemi uygulayan kurumların dokümantasyon alt yapısını, bilgi işlem ortamına entegre bir sisteme dönüştürerek, kurumların Kalite Yönetimi ve süreç yönetimi ihtiyaçlarını çözen QMAN Süreç Yönetimi Sistemi‘ni geliştirdi.
QMAN Süreç Yönetim Sistemi, bir kuruluşta mevcut süreçlerin modellenmesi, görsel olarak dokümante edilmesi, süreç performans göstergelerinin belirlenmesi ve yönetilmesi için gerekli altyapıyı sağlamaktadır. Microsoft .NET platformunda web tabanlı olarak geliştirilmiştir.
QMAN Süreç Yönetim Sistemi, kurumların fonksiyonel odaklı yönetim anlayışından süreç odaklı yönetim anlayışına geçmelerine imkân sağlayan bir araç olarak tasarlanmıştır. Sistem süreç ve performans yönetimi, eğitim ve bilgi paylaşımı amacıyla üst düzey yöneticilerden her seviyede çalışanlara kadar tüm kullanıcılar tarafından kullanılabilmektedir.
Özellikleri
- Microsoft. NET teknolojisi ile tam nesne yönelimli olarak geliştirilmiştir.
- Öğrenmesi ve kullanımı son derece kolay bir kullanıcı ara yüzüne sahiptir.
- Süreçler istenildiği kadar seviyede grafiksel olarak modellenebilmektedir.
- Süreçler ile ilgili her türlü dokümanlar, girdiler, çıktılar, sorumlular, kaynaklar vb. tanımlanabilmektedir.
- Tanımladığınız süreçlerle ilgili olarak süreç girdileri, süreç çıktıları, kaynakları, etkilendiği süreçleri takip edebilir ve süreç planlarını anlık olarak raporlayabilirsiniz.
- Sistem kendine özel güvenli bir dosya formatına sahiptir. Bir anlamda süreç veri tabanı olan bu dosya formatı her türlü sorgulamaya cevap veren bir yapıdadır. Bu sayede görev tanımları ve departmansal sorumluluklar süreç ve süreç kaynakları bakış açısıyla sorgulanıp incelenebilmektedir.
- Süreçlerin geliştirilmesi ve iyileştirilmesine yardımcı olmak üzere çok seviyeli entegre modeller oluşturulabildiği gibi farklı dosyalarda hazırlanan süreç modelleri birlikte gösterilebilmektedir.
- Süreçlerin performans kriterleri izlenerek raporlar alınabilir.
- Süreçlerde çıkabilecek uygunsuzluklara DÖF açabilir, açılan DÖF’leri sistemdem takip edebilirsiniz. Süreçlerle ilgili olan dökümanları belirleyebilir, ilgili kişilerin ulaşımını kolaylaştırabilirsiniz.
- Süreç performans göstergelerinin (metrik) uyarı ve alarm eşikleri ile fiili gerçekleşme değerleri tanımlanabilir.
- Dokümantasyon sistemleri ile entegre yapıya sahiptir.
Denetim Faaliyetleri Yönetimi
Kalite Yönetim Sistemini uygulamaya çalışan kurumlarda, iç denetim süreçlerini etkili bir biçimde yönetmek ve daha verimli hale getirmek çok önemlidir. Bunun için de, iç denetim süreçlerindeki emek yoğun ve zaman kritik çalışmaları elektronik bir biçimde takip edebilmek, böylece denetim departmanı ile diğer departmanlar arasındaki iş birliğini ve etkinliği arttırmak gibi hedeflere yönelik bir dizi uygulamanın hayata geçirilmesini zorunlu kılmaktadır.
BİLTAŞ, çeşitli periyotlarda yapılan iç denetimlerin planlanmasını, uygulanmasını ve sonuçlarının değerlendirilmesini sağlayarak, gerek mali gerekse zaman açısından katma değer yaratan ve Kalite Yönetim Sistemi’nin önemli bir parçası olan “Denetim Yönetim Sistemi”’ni geliştirmiştir.
QMAN Denetim Yönetim Sistemi, süreç veya bölümleri bir kalite yönetim sisteminde pratik, hızlı ve güvenilir bir şekilde denetleyerek, performanslarını ölçmeyi ve kısa zamanda önlemler almayı sağlayacak şeklide hazırlanmış, web tabanlı bir yönetim modülüdür.
QMAN Denetim Yönetim Sistemi ile denetim departmanı süreçleri detaylı bir biçimde tanımlanabilir, otomatik bir biçimde bilgilendirilen sorumlu kişiler ise denetim süreçleri ile ilgili aldıkları aksiyonları sisteme kaydedebilir. Diğer taraftan ise sistemde oluşan denetim süreçleri ile ilgili kayıtlar, raporlama modülü ile detaylı analiz yapılabilmesi için girdileri oluşturulabilinir. Sahip olduğu modüler altyapısı sayesinde, Kalite Yönetim Sistemi’nin diğer modülleriyle entegrasyonu kolaylıkla sağlanabilir.
Ayrıca, QMAN Denetim Yönetim Sistemi’nin web tabanlı olması ve ana sistemde oluşturulan raporların ek lisans maliyetlerine gerek duyulmadan internet/intranet üzerinden web arayüzüyle kolaylıkla görüntülenebilmesi, bu konudaki ihtiyaçların rahatlıkla karşılanmasını sağlayarak kolay kullanılır ve yorumlanabilir kullanıcı önyüzüyle çalışanların verimliliklerini artırmaktadır.
Özellikleri
- Uygulama Microsoft. NET teknolojisi ile tam nesne yönelimli olarak geliştirilmiştir.
- Öğrenmesi ve kullanımı son derece kolay bir kullanıcı ara yüzüne sahiptir.
- Sistem parametrik bir yapıyla tasarlanmıştır.
- Soru kılavuzlarını oluşturabilir, sorularla bölüm veya süreç ilişkilendirilmesini yaparak, planlanan denetimlerde hazır olarak kullanılmasını sağlayabilirsiniz.
- Denetçi havuzları oluşturarak aktif denetçileri takip edebilirsiniz.
- Denetimlerin bölüm ve süreç bazında yapılmasını sağlayabilirsiniz.
- Taslak denetim planı hazırlayarak denetlenecek kısımların sorumluları tarafından incelenmesi için mesaj ile uyarı göndererek denetim planının kesinleştirilmesini sağlayabilirsiniz.
- Kesinleşen denetimlerin soruları sistem tarafından hazırlanır, hazırlanan denetim raporunda denetlenecek kısımlar, denetçiler, denetleme zamanları ve soru listelerini görüntüleyebilirsiniz. Sistem üzerinden takip edebilir ya da ilgili bölümlere mail yoluyla gönderebilirsiniz.
- Çeşitli periyotlarda uyguladığınız iç denetim planlamasını, uygulamasını ve sonuçlarını değerlendirerek raporlanmasını sağlayabilirsiniz.
- Belirlenen denetçilerin kısım bazında soru listeleri dökmesi sağlanarak, denetçilerin ön hazırlık zamanlarını kısalmasını sağlayabilirsiniz.
- Denetlenen kısımlarda sonuçlar, denetçiler tarafından sisteme girilerek, uygunsuz olan sonuçlara DÖF açılması sağlanabilir. Açılan DÖF’leri sistem sayesinde ilgili bölümlere ulaştırabilirsiniz.
- Belirlenmiş renk ve kombinasyonları ile denetimlerin takip edildiği, yıllık denetim planları oluşturabilirsiniz.
Denetim Faaliyetleri Yönetimi
Kalite Yönetim Sistemini uygulamaya çalışan kurumlarda, iç denetim süreçlerini etkili bir biçimde yönetmek ve daha verimli hale getirmek çok önemlidir. Bunun için de, iç denetim süreçlerindeki emek yoğun ve zaman kritik çalışmaları elektronik bir biçimde takip edebilmek, böylece denetim departmanı ile diğer departmanlar arasındaki iş birliğini ve etkinliği arttırmak gibi hedeflere yönelik bir dizi uygulamanın hayata geçirilmesini zorunlu kılmaktadır.
BİLTAŞ, çeşitli periyotlarda yapılan iç denetimlerin planlanmasını, uygulanmasını ve sonuçlarının değerlendirilmesini sağlayarak, gerek mali gerekse zaman açısından katma değer yaratan ve Kalite Yönetim Sistemi’nin önemli bir parçası olan “Denetim Yönetim Sistemi”’ni geliştirmiştir.
QMAN Denetim Yönetim Sistemi, süreç veya bölümleri bir kalite yönetim sisteminde pratik, hızlı ve güvenilir bir şekilde denetleyerek, performanslarını ölçmeyi ve kısa zamanda önlemler almayı sağlayacak şeklide hazırlanmış, web tabanlı bir yönetim modülüdür.
QMAN Denetim Yönetim Sistemi ile denetim departmanı süreçleri detaylı bir biçimde tanımlanabilir, otomatik bir biçimde bilgilendirilen sorumlu kişiler ise denetim süreçleri ile ilgili aldıkları aksiyonları sisteme kaydedebilir. Diğer taraftan ise sistemde oluşan denetim süreçleri ile ilgili kayıtlar, raporlama modülü ile detaylı analiz yapılabilmesi için girdileri oluşturulabilinir. Sahip olduğu modüler altyapısı sayesinde, Kalite Yönetim Sistemi’nin diğer modülleriyle entegrasyonu kolaylıkla sağlanabilir.
Ayrıca, QMAN Denetim Yönetim Sistemi’nin web tabanlı olması ve ana sistemde oluşturulan raporların ek lisans maliyetlerine gerek duyulmadan internet/intranet üzerinden web arayüzüyle kolaylıkla görüntülenebilmesi, bu konudaki ihtiyaçların rahatlıkla karşılanmasını sağlayarak kolay kullanılır ve yorumlanabilir kullanıcı önyüzüyle çalışanların verimliliklerini artırmaktadır.
Özellikleri
- Uygulama Microsoft. NET teknolojisi ile tam nesne yönelimli olarak geliştirilmiştir.
- Öğrenmesi ve kullanımı son derece kolay bir kullanıcı ara yüzüne sahiptir.
- Sistem parametrik bir yapıyla tasarlanmıştır.
- Soru kılavuzlarını oluşturabilir, sorularla bölüm veya süreç ilişkilendirilmesini yaparak, planlanan denetimlerde hazır olarak kullanılmasını sağlayabilirsiniz.
- Denetçi havuzları oluşturarak aktif denetçileri takip edebilirsiniz.
- Denetimlerin bölüm ve süreç bazında yapılmasını sağlayabilirsiniz.
- Taslak denetim planı hazırlayarak denetlenecek kısımların sorumluları tarafından incelenmesi için mesaj ile uyarı göndererek denetim planının kesinleştirilmesini sağlayabilirsiniz.
- Kesinleşen denetimlerin soruları sistem tarafından hazırlanır, hazırlanan denetim raporunda denetlenecek kısımlar, denetçiler, denetleme zamanları ve soru listelerini görüntüleyebilirsiniz. Sistem üzerinden takip edebilir ya da ilgili bölümlere mail yoluyla gönderebilirsiniz.
- Çeşitli periyotlarda uyguladığınız iç denetim planlamasını, uygulamasını ve sonuçlarını değerlendirerek raporlanmasını sağlayabilirsiniz.
- Belirlenen denetçilerin kısım bazında soru listeleri dökmesi sağlanarak, denetçilerin ön hazırlık zamanlarını kısalmasını sağlayabilirsiniz.
- Denetlenen kısımlarda sonuçlar, denetçiler tarafından sisteme girilerek, uygunsuz olan sonuçlara DÖF açılması sağlanabilir. Açılan DÖF’leri sistem sayesinde ilgili bölümlere ulaştırabilirsiniz.
- Belirlenmiş renk ve kombinasyonları ile denetimlerin takip edildiği, yıllık denetim planları oluşturabilirsiniz.
Toplantı Yönetimi
Günümüzde birey merkezli yönetim anlayışı artık geçerliliğini yitirmiş ve ekip anlayışlı yönetim düşüncesi yaygınlık kazanmıştır. Bu anlayıştan hareketle toplantı yönetimi katılımcı bir yönetim olarak tarif edilmektedir. Bu, yöneticinin karar alınırken ve uygularken ekibiyle hareket etmesi ve başarı ya da başarısızlığı ekibiyle paylaşması demektir.
QMAN Toplantı Yönetim Sistemi, dahili veya harici gerçekleştirilmesi düşünülen tüm toplantıların planlandığı, takip edildiği ve raporlandığı, web tabanlı bir yönetim modülüdür.
QMAN Toplantı Yönetim Sistemi’nin web tabanlı olması ve ana sistemde oluşturulan raporların ek lisans maliyetlerine gerek duyulmadan internet/intranet üzerinden web arayüzüyle kolaylıkla görüntülenebilmesi, bu konudaki ihtiyaçların rahatlıkla karşılanmasını sağlayarak kolay kullanılır ve yorumlanabilir kullanıcı önyüzüyle çalışanların verimliliklerini artırmaktadır.
Özellikleri
- Uygulama Microsoft. NET teknolojisi ile tam nesne yönelimli olarak geliştirilmiştir.
- Öğrenmesi ve kullanımı son derece kolay bir kullanıcı ara yüzüne sahiptir.
- Sistem parametrik bir yapıyla tasarlanmıştır.
- Firmaların dahili ve harici farklı bölümlerde, kademelerde ve zamanlarda gerçekleştirmeyi düşündükleri toplantıları belirleyebilir, planlayabilir ve bu plan üzerinden takip edebilirsiniz.
- Plan raporlarında, belirlenmiş renk kombinasyonları ile görsel olarak toplantının durumunu görebilirsiniz.
- Yapılması planlanan toplantıların tipi, tarihi, saati, yeri, katılımcıları gibi tanımları yaparak çok kolay bir şekilde yıllık, aylık, haftalık, günlük planlar oluşturabilirsiniz. Bu planları katılımcılara otomatik mesajla duyurabilirsiniz.
- Plan doğrultusunda gerçekleşen toplantı tutanakları, program üzerinden hazırlayabilir ve gerçekleştirilmiş tüm toplantı tutanaklarına ulaşabilirsiniz.
- Tutanak okuma haklarını sistemdeki gruplara veya toplantı katılımcılarına göre belirleyebilirsiniz.
- Hazırlanan tutanak toplantı katılımcılarına veya seçenekli olarak istenilen kişilere otomatik mail yolu ile iletebilirsiniz.
- Kullanıcıların toplantıları takip edebilmesi için kişiye özel istenen tarih aralığında veya günlük, haftalık, aylık ve yıllık olarak plan raporlarını oluşturabilirsiniz.
- Hazırlanan plan doğrultusunda toplantı odalarının yönetimini kolaylaştırabilir, farklı şekildeki raporlamalar sayesinde de odaların kullanım zamanlarını takip edebilirsiniz.
- Toplantıda alınan kararların yerine getirilip getirilmediğini kontrol edebilir, sonuçlarına ulaşılabilirsiniz.
- Yapılan toplantı listesine ulaşarak, gerçekleştirilen tüm toplantılar hakkında bilgi alabilirsiniz.
- Esnek raporlama modülü ile sınırsız sayıda raporlama gerçekleştirilebilirsiniz.
Müşteri Şikayetleri Yönetimi
ISO 10002:2004’e göre Şikayet; bir kuruluşa ürünleri veya şikayetleri değerlendirme işleminin kendisi hakkında yapılan ve sonucunda açık veya üstü örtülü bir yanıt ya da çözüm beklenen memnuniyetsizlik ifadesidir.
Müşteri odaklı çalışan, müşteri istek ve beklentilerine önem veren, müşteri memnuniyetini ölçmek için etkin yöntemlere sahip olmak isteyen kuruluşlar için, müşteri şikayetlerinin değerlendirmesi önem taşımaktadır.
Günümüzün rekabet ortamında ürün ve hizmet alanındaki yenilikler yerleşik performans düzeylerinin yeniden tanımlanmasına yol açmaktadır. İyi bir Şikayet Yönetimi Sistemi, başarılı işletmeler için müşterilerin gereksinimlerini yönetmek ve markalarını korumak açısından önemli gerekliliklerden biridir.
Bir kuruluşun mevcut müşterisini elinde tutması, yeni müşteri edinmesinden en az dört kat daha masraflıdır. Sürekli olarak müşteri kaybeden kuruluşlar zarar gören itibarlarını onarmak için büyük çaba gösterirler.
Bu ihtiyaçtan yola çıkarak BİLTAŞ, Kalite Yönetim Sistemi’nin bir parçası olarak, müşteri şikayetlerinin başarıyla ele alınmasını ve müşteri memnuniyetsizliğini oluşturan unsurları, hem müşteri hem de kurum yararına analiz edilmesini sağlayan “Müşteri Şikayetleri Yönetimi” yazılımını geliştirmiştir.
QMAN Müşteri Şikayetleri Yönetim Sistemi, müşterilerden gelen şikayet ve önerilerin toplanmasını, ilgili kişilere atanmasını ve şikayetlerin takibini, uluslararası müşteri ilişkileri yönetimi felsefesi çerçevesinde giderilmesini ve raporlanmasını gerçekleştiren, web tabanlı bir yönetim sistemidir.
Özellikleri
- Uygulama Microsoft. NET teknolojisi ile tam nesne yönelimli olarak geliştirilmiştir.
- Öğrenmesi ve kullanımı son derece kolay bir kullanıcı ara yüzüne sahiptir.
- Sistem parametrik bir yapıyla tasarlanmıştır.
- Müşteri şikayetlerini telefon, faks, mektup, şahsi başvuru, internet v.b. yollarla alabilirsiniz.
- Müşteri şikayetlerini farklı kriterlere göre kombine ederek sorgulayabilir, bu sorgulama kriterlerine ait raporları anlık ve güncel bir şekilde alabilirsiniz.
- Müşteri şikayetlerini ve çağrılarını müşteri şikayetleri modülüne girebilir ve ilgili birim yöneticisine atayabilirsiniz.
- Şikayetleri Müşteri adına, malzeme adına veya hata nedenine göre arayabilir, uyarı sistemleri sayesinde de şikayet yazışmalarınızı zamanında yapılmasını sağlayabilirsiniz.
- Müşteri şikayetlerini çözmek için görevli atayabilirsiniz. Sorunun çözümü gecikmesi durumunda döf açabilirsiniz.
- Sorunun çözülmesinden sonra, müşteri memnuniyetini ölçmek için müşteriyi arayabilirsiniz.
- Müşteriler için yazışmalarınızı hazırlayabilir ve yapılan yazışmaların arşivlemesine kolaylıkla ulaşabilrsiniz.
- Geciken ve döf’e dönüşen çağrıları sorgulayabilir ve raporlayabilirsiniz.
- Değişik raporlar oluşturabilirsiniz.
Kalibrasyon Yönetimi
QMAN Kalibrasyon Yönetim Sistemi, kurumlardaki ölçüm araç ve cihazlarının tanımlarının yapıldığı, kalibrasyon metod, plan ve kayıtlarının takip edildiği, web tabanlı bir yönetim modülüdür.
Özellikleri
- Uygulama Microsoft. NET teknolojisi ile tam nesne yönelimli olarak geliştirilmiştir.
- Öğrenmesi ve kullanımı son derece kolay bir kullanıcı ara yüzüne sahiptir.
- Sistem parametrik bir yapıyla tasarlanmıştır.
- Bu bölümde master tanımı yapabilir, firmanızdaki tüm cihazların kayıtlarını resimli görsel bir şekilde girebilir, gruplayabilir ve cihazları görevli kişilere zimmetleyebilirsiniz.
- Cihazların durumunu, nerede kullanıldığını, kime zimmetli olduğunu, hangi tarihler arasında hangi firmaya kalibrasyona gittiğini, kalibrasyon maliyetlerini, sonuçlarını ve bunların sertifikalarını kaydederek takibini yapabilirsiniz.
- Kalibrasyon metodlarını, periyotlarını tanımlayabilir ve günleyebilirsiniz.
- Tüm kalibrasyonlu cihazların ne zaman ve nerede kalibrasyonunun yapılacağını görebilir ve raporlayabilirsiniz. Kalibrasyon günü yaklaşan cihazlar için otomatik uyarılarak kalibrasyona gidecek cihazlar için otomatik gönderme formlarını oluşturabilirsiniz.
- Tüm ölçüm aletlerini barkodlu şekilde tanımlayarak etiketleyebilirsiniz.
- Kalibrasyon ile ilgili yapılan yazışmaları arşivleyip istenildiğinde geriye dönük kolay bir şekilde ulaşabilirsiniz.
- Kaibrasyon maliyetlerini aylık, yıllık bazda görüntüleyerek raporlayabilirsiniz.
- Cihaz durumları, üretici firma, kullanım amacı, ilgili bölüm, kalibrasyon firması, kalibrasyon sonucu, zimmetli personel, cihaz kategorileri vb. birçok sorgulama yapabilirsiniz.
- Esnek raporlama modülü ile sınırsız sayıda raporlama gerçekleştirilebilirsiniz.
Anket Yönetimi
Gerek bilimsel çalışmalarda gerekse de ticari amaca yönelik araştırma çalışmalarında, en sık başvurulan yöntem ankettir. Günümüzde teknolojinin de gelişmesi ile, anketler artık sadece kağıt ortamında değil, elektronik ortamda da yaygın olarak uygulanır olmuştur.
QMAN Anket Yönetim Sistemi, müşteri ve çalışanlarınızın memnuniyeti veya değerlendirmek istediğiniz farklı konular hakkında pratik ve hızlı bir şekilde anket oluşturmak ve bunların sonuçlarını değerlendirip raporlamak için hazırlanmış, web tabanlı bir yönetim modülüdür.
QMAN_AYS ile anket hazırlama, farklı kanallardan dağıtma (kağıt, web, e-mail v.b.), sonuçları toplama, analiz etme ve raporlama adımlarından oluşan tüm süreci yönetebilirsiniz. Modül kapsamında bulunan soru havuzundan yararlanarak hızla anket hazırlayabilir, hazır bir anketin revizyonlarını da üretilebilirsiniz.
Web tabanlı teknoloji sayesinde tüm anket yönetiminizi en düşük maliyette yönetmenizi sağlamaktadır. Entegre form tasarlama aracı, çoklu dil desteği, gelişmiş raporlama aracı ve diğer Kalite Yönetim Sistemi modüllerine entegre olabilme özelliği sayesinde her türlü anket işinizde yanınızda olacaktır.
Özellikleri
- Uygulama Microsoft. NET teknolojisi ile tam nesne yönelimli olarak geliştirilmiştir.
- Öğrenmesi ve kullanımı son derece kolay bir kullanıcı ara yüzüne sahiptir.
- Sistem parametrik bir yapıyla tasarlanmıştır.
- Anket tiplerini ve soru bankalarını tanımlayabilirsiniz.
- Bir kaç adımda, pratik bir şekilde anket hazırlayabilir ve hazırladığınız anket için başarı oranı belirleyebilirsiniz.
- Oluşturulan anketlere, soru bankası dışında sorular ekleyebilirsiniz.
- Anket sonuçlarınızı hızlı bir şekilde programa işleyebilir, anında grafiksel ve istatistiksel sonuç değerlerini görebilirsiniz.
- Yaptığınız anketin sonuclarını görebilirsiniz. Hedefin altında kalan konulara ilgili aksiyon açılması gerekli uyarısını ayarlayabilirsiniz.
- Grafiksel raporlamalar sayesindeki konu ve sonuçlarının daha rahat anlaşılabilir olmasını sağlayabilirsiniz.
- Yaptığınız bir anket sonuçlarını arşivleyebilirsiniz. Böylece istediğiniz zaman istediğiniz ankete ve sonuçlarına ulaşıp işlem yapabilirsiniz.
- Anket sorularınızı mail ile müşterilerinize gönderebilirsiniz.
- Esnek raporlama modülü ile sınırsız sayıda raporlama gerçekleştirilebilirsiniz.
Biltaş ile Dijital Dönüşüm Yolculuğunuza Başlayın
İş süreçlerinizi optimize edecek akıllı yazılım çözümleriyle tanışın ve verimliliğinizi artırın.
