E-Fatura Uygulaması elektronik belge biçiminde düzenlenen faturaların, taraflar arasında dolaşımını güvenli ve sağlıklı biçimde sağlamak amacıyla Gelir İdaresi Başkanlığınca oluşturulan bir uygulamadır. Önceden tanımlanmış kullanıcıların UBL-TR standardında ve elektronik belge olarak düzenledikleri faturaları, belirlenen veri aktarım protokolü aracılığı ile gönderen taraftan alıcı tarafa iletimini sağlayan mesajlaşma alt yapısıdır.

e-Fatura düzenlemek isteyen mükellefler, yalnızca sistemde tanımlı olan alıcılara fatura düzenleyebilir. Aynı şekilde e-fatura almak isteyen mükellefler de yalnızca uygulama üzerinden fatura düzenleyen mükelleflerden fatura alabilirler. Dolayısıyla fatura düzenlemek veya fatura almak isteyen mükelleflerin karşılıklı olarak sistemde tanımlı olmaları gerekmektedir.

e-Fatura kullanımının sağladığı yararlar nelerdir?

e-Fatura kullanımının sağlayacağı yararlar aşağıdaki başlıklar altında özetlenebilir:

• Baskı, postalama ve arşivleme faaliyetlerine çözüm getirir
• Baskı, postalama ve arşivleme giderlerini azaltır
• Gecikmeleri, anlaşmazlıkları ve kullanıcı hatalarını en aza indirger
• Çevreye saygı

397 Sıra No’lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğin yayımı ile birlikte Elektronik Fatura Uygulaması (e-Fatura Uygulaması) hizmete alınmış bulunmaktadır. Uygulamanın detaylarına Gelir İdaresi Başkanlığı web adresinden ulaşılabilir.

Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yayınlanan tebliğe göre;

Bilgi işlem kapasiteleri yeterli olan kullanıcılar, belirlenen standartlara uygun entegrasyonu sağlamaları koşulu ile e-Fatura Uygulamasını doğrudan kendilerine ait bilgi işlem sistemleri aracılığı ile kullanabilmektedir.

e-Fatura Uygulamasını entegrasyon yolu ile kullanma konusunda yeterli alt yapıya sahip olmayan kullanıcıların uygulamadan yararlanabilmelerini sağlamak amacıyla geliştirilen e-Fatura Portalı, e-Fatura Uygulamasına ait temel fonksiyonları bünyesinde barındıran bir web uygulamasıdır. Kullanıcı hesabını aktive eden kullanıcılar e-Fatura Portalına giriş yaparak e-fatura göndermeye ve/veya almaya başlayabilecektir.

Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği’ne göre,

• e-Fatura, yeni bir belge türü olmayıp, kağıt fatura ile aynı hukuki niteliklere sahiptir.
• Mal veya hizmet satışı dolayısıyla fatura düzenlemek zorunda olan mükellefler, genel hükümler çerçevesinde kağıt fatura düzenleyebilecekleri gibi bu tebliğde yer alan şartlar çerçevesinde e-Fatura da düzenleyebilirler. Aynı mal veya hizmet satışı işleminde hem kağıt faturanın, hem de elektronik faturanın bir arada düzenlenmesi mümkün değildir. Müşterinin talep etmesi durumunda ise genel hükümler çerçevesinde sadece kağıt fatura verilmesi zorunludur.
• e-Fatura uygulamasının sağlıklı bir biçimde gelişimini sağlamak amacı ile Başkanlık, uygulamanın kademeli bir biçimde yaygınlaştırılmasını planlamaktadır. Bu bakımdan başlangıç olarak, sadece anonim ve limitet şirket statüsünü haiz mükelleflerin uygulama kapsamında e-Fatura gönderme ve/veya almasına izin verilmesi uygun görülmüştür.

BILTAŞ E-Fatura uygulaması, GİB – Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yürütülen elektronik fatura çalışmaları kapsamında oluşturulan UBL-TR, UBL 2.0 standardında yer alan belgelerden fatura ve uygulama yanıtının ülkemiz koşullarına göre özelleştirilmesini desteklemektedir;

• UBL 2.0 standardında zorunlu olarak gösterilen elemanlar UBL-TR’de de kullanılmaktadır.
• Belli bir kod listesine göre ifade edilmesi gereken elemanlar için kod listeleri belirlenmiştir. (Ölçü, Döviz Kod Listeleri)

Gelir idaresine yapılan başvuruya göre  e-Fatura alım/gönderim işlemlerinde kullanıcılara iki farklı seçenek sunulmaktadır.

1. BILTAŞ E-Fatura GİB Dosya Aktarım modülü (Offline): Gelir idaresinden sadece “e-Fatura kullanıcı hesabı” açılması durumunda, BILTAŞ’ ta kaydedilen faturaların istenilen standartlarda e-Fatura olarak oluşturulması fakat entegrasyon lisansına sahip olunmadığı için e-Fatura portalına manuel olarak yüklenmesi.

2. BILTAŞ E-Fatura GİB online entegrasyon modülü: Gelir idaresine “e-Fatura Entegrasyonu” başvurusu yapan müşterilerimiz için, faturalarını direkt e-Fatura uygulamasının içinden gönderilmesi ve benzer şekilde kendisine gönderilen faturaların kaydedilmesi.

Genel

e-Fatura modülünde genel olarak yapılan işlemler şunlardır:

• Sistemde kayıtlı faturalardan hızlıca e-Fatura taslağı oluşturma,
• e-Fatura taslaklarını onaylama,
• Onaylanan e-Faturalar alıcıya manuel veya online olarak gönderme,
• Online gönderilen e-Faturalara ait sorgulama yapabilme,
• Alıcının göndermiş olduğu faturalar manuel veya online olarak alınabilir,
• Uluslararası ölçü birimi ve döviz tanımları yapılabilir.
• Cari kartlarında e-Fatura işlemi yapılacak cariler seçilebilir.
• e-Fatura carilerine kesilen faturalarının basımının yapılması engellenebilir.

e-Fatura taslağı oluşturma

e-Fatura taslağı oluşturma işlemleri offline ve online çalışma için ortaktır ve yapılan işlemler şunlardır:

• UBL – TR standardında e-Fatura XML oluşturulur.
• XML oluşturulurken eksik bilgi bulunması halinde kullanıcıya uyarı verilir.
• UBL-TR formatına uygun olarak oluşturulan e-Faturalar mali mühür sertifikası ile onaylanır ve geçerlilik kontrolü yapılır.
• e-Fatura XML belgesi XSD şema kontrolünden geçirilir.
• XSD şema kontrolünden geçen belge sistemde saklanır.
• İstenirse tüm adımlar sistemde kayıt altına alınır.(Log)

e-Fatura gönderim

e-Fatura gönderim işleminde offline ve online çalışmaya göre farklılıklar bulunmaktadır.

• UBL-TR formatına uygun ve mali mühür sertifikası ile onaylanan e-Fatura taslakları, SBDH(Standard Business Document Header) standardında hazırlanan zarfa eklenir.
• Zarf hazırlanırken eksik bilgi bulunması halinde kullanıcıya uyarı verilir.
• XSD şema kontrolünden geçirilip ZIP formatı ile sıkıştırılan zarf, sistemde saklanır.
• e-Fatura alıcı birime gönderilir.
• Online ise; web servis aracılığıyla GİB’e iletilir.
• Offline ise; Gib’in portalında dosya yükleme işlemi ile iletilir.
• Zarf İstenirse tüm adımlar sistemde kayıt altına alınır.(Log)

e-Fatura Uluslararası Kod Kullanımı

• Para birimi değerlerinin, “ISO 4217 Para Birimi Kodları”na göre oluşturulması sağlanır.
• Ölçü birimi değerlerinin, uluslararası standartlarda belirlenen kodlara göre oluşturulması sağlanır.
• Sistemde tanımlı döviz tipleri için uluslararası döviz tipi eşleştirmesi yapılır.
• Sistemde yer alan tüm ölçü birimleri için uluslararası ölçü birimi eşleştirmesi yapılır.

e-Fatura uygulaması için gerekli diğer bilgiler

• Cari bilgileri eksiksiz ve doğru bir şekilde tanımlanmış olmalıdır. Bu konuyla ilgili olarak cari kartlarına e-fatura carisi olanların belirlenebileceği yeni bir alan eklenmiştir.

e-fatura mükellefi parametresi işaretli olduğunda cari kartında aşağıdaki bilgilerin eksiksiz girilmesi gerekmektedir.

• Vergi numarası
• Ülke kodu ve adı
• Şehir kodu ve adı
• İlçe

Ayrıca e-Fatura carilerine kağıt fatura basılması da engellenmiştir.

• Şube bilgileri eksiksiz ve doğru bir şekilde tanımlanmış olmalıdır.
• Vergi numarası
• Ülke kodu ve adı
• Şehir kodu ve adı
• İlçe

Giden Kutusu (Gönderici Birim)

e-Fatura sistemine entegre olan alıcı birimlere gönderilen e-Faturalar, sisteme iletilen sistem yanıtları tarih aralığı kısıtı verilerek görüntülenebilir.

Tüm bu belgeler sistemde tutulur ve durum sorgulaması;

• online çalışma var ise merkezden yapılır.
• offline çalışma var ise kullanıcı tarafından manuel olarak işlem yürütülür.

Gelen Kutusu (Posta Kutusu Birimi)

e-Fatura sistemine entegre olan diğer gönderici birimlerden gelen e-Faturalar, sistem tarafından iletilen sistem yanıtları tarih aralığı kısıtı verilerek görüntülenebilir. Tüm bu belgeler sistemde tutulur, durum sorgulaması merkezden yapılır.

• online çalışma var ise merkezden otomatik olarak bu işlemler yapılır.
• offline çalışma var ise GİB portalından indirilen alış faturaları manuel olarak zarf yükleme işlemi ile