Hotel Management System

AilosFO, konaklama sektöründe faaliyet gösteren işletmeler için yazılmış windows tabanlı bir yazılımdır. Esnek yapısı sayesinde her tür (kıyı, şehir, tatil köyü v.b.) ve büyüklükteki konaklama tesisi için ideal bir çözümdür.

Kolay kullanımı ve anlaşılır menü yapısı ile turizm sektöründe her gün kullanıcı sayısı artan bir ön büro programıdır. AilosFO ile işletmenizin durumunu anlık, günlük, aylık veya yıllık olarak görebilirsiniz. Çalıştığınız acentaların satışlarını ve performanslarını anlık takip edebilirsiniz.

Sizlere sunduğu birden fazla forecast yapısı ile işletmenizin doluluğunu istediğiniz periyotlarda anlık olarak görebilirsiniz. Oda, rezervasyon, acenta ve öğün planı bazında detay bilgi vererek de işletmenizin durumunu takip edebilirsiniz.

AilosFO, çoklu dil ve çoklu para birimi yapısı,  AILOS’un yaklaşık 20 uygulama modülüyle full entegre çalışıyor olması ile rakiplerinden oldukça farklı bir ön büro yazılımıdır.

Bazı Özellikleri

• işletmenin tüm odalarını takip edebileceğiniz ve günlük işlemlerinizi kolayca yapabileceğiniz RACK ekranı.
• Kolay ve anlaşılır menü yapısı.
• Birden fazla menüyü aynı anda açabilme özelliği.
• Güncel anlaşmalarınızı kodlayabileceğiniz parametrik fiyat (Kontrat) girişi.
• En detay bilgiyi bile içinde depolayabildiğiniz rezervasyon kartı.
• Misafirlerin konaklamaları süresince yapmış olduğu harcamaları kişi bazlı detaya kadar gösteren istatistik raporlama sistemi.
• İşletme içerisindeki çalışanların yapılacak işleri ve planların işlerin durumu takip edebilecekleri todo sistemi.
• Misafirlerin işletme ile ilgili faaliyetlerden ya da müşterilerin özel günlerinde yanlarında olduklarını hatırlatmaları amacı için yapılmış mail, SMS gönderme sistemi. (İşletmeye ait kampanyalar bilgileri, misafir özel gün kutlamaları, tebrik ve hatırlatmalarınız için Mail ve SMS gönderme sistemi)
• Hızlı bir şekilde toplu misafir rezervasyonu eklemek için Grup Rezervasyon Sistemi.
• İşletme sahibinin veya üst yöneticinin işletme veya işletmeleri hakkında özet bilgi alabilmesi için tasarlanmış yönetim raporlama sistemi.
• Raporlamada kullanılan filtreleme ve bu filtrelemelerin saklanıp, raporların istenilen kriterlere göre istenilen zaman aralıklarında arşivlenmesi sistemi.
• Raporların ve uygulamada kullanılan tüm ekranların Excel gibi office programların veya mail olarak veya istenilen başka formatlarda saklanabilmesi ve bu dosya uzantılarına taşınabilme kolaylığı. (ofis programları ve farklı uzantılı dosyalara aktarabilme,mail olarak gönderebilme özelliği bulunmaktadır.)
• Rapor sihirbazı sistemi ile kullanıcının kendine ait raporlar üretmesinin sağlaması.
• Toplu Ödeme İşlemini parametrik yapıya bağlı kur seçimiyle yapabilirsiniz.
• Ödemeler istenilen ödeme şeklinde veya para biriminde yapılabilinmektedir.
• Yapılan hiçbir işlem sistemden silinmemekte database tarafında log olarak tutulup, istenilen zaman aralığında kayıt sorgulanması yapılabilinir.
• Tek tuşla kısa süren Night işlemi.
• Önbüro programında entegre uygulamalara kayıt gönderebilme özelliği bulunmaktadır. Örneğin muhasebe uygulamasına acenta fatura mahsuplarınızı gönderebilirsiniz.
• Otomatik merkez bankasında günlük kurlarınızı programa aktarıp, kullanabilirsiniz.

Rezervasyon

• Münferit, House Use ve Complimentary bazlı rezervasyon takibi yapabilirsiniz.
• Tek giriş kaydı ile çoklu rezervasyon oluşturabilirsiniz.
• Voucher-No takibi ile mükerrer rezervasyon girişini engelleyebilirsiniz.
• Returning Guest ile otomatik olarak kayıt bilgilerini manuel doldurmanıza gerek kalmaz.
• Rezervasyonda Gold-Silver-Bronz misafir kategorileri oluşturup yıl bazlı returning guest kategori takibi yapabilirsiniz.
• Yedek liste ve garantili rezervasyon işlemleri yapabilirsiniz.
• Giriş işlemini hızlandıran rezervasyon ve acenta ön değerleri tanımlayabilirsiniz.
• Rezervasyonda genel, departman ve fiyat bazlı indirimler tanımlayabilirsiniz.
• Rezervasyon kopyalama sayesinde hızlı rezervasyon kaydı oluşturabilirsiniz.
• Rezervasyon girişi esnasında Forecast kontrolü işlemi yapılarak otelinizin short’a düşmesini engelleyebilirsiniz.
• Oda paylaşımı yöntemi ile bir odaya birden fazla rezervasyon girişi yapabilirsiniz.
• Hatırlatma ve düşünceler bölümü sayesinde kullanıcılar arası iletişimi sağlayabilirsiniz.
• Konaklayan ikinci kişi ve diğer misafirlere ait kimlik bilgilerini takip edebilirsiniz.
• Münferit rezervasyonlarında oda blokajını hızlı biçimde yapabilirsiniz.
• Grup ve rezervasyon bazlı öğün planı değişiklik ve takibi yapabilirsiniz.
• Grup ve münferit rezervasyonlar için depozit, indirim, kredi işlemleri ve ödeme süresi kontrolü yapabilirsiniz.
• Rezervasyona özel kur verebilirsiniz.
• Rezervasyona ait özel istek ve hatırlatma alanlarını kullanabilirsiniz.

Grup Rezervasyonu

• Bir grup için birden fazla alt grup tanımlaması yapabilirsiniz.
• Grup rezervasyonlar için otomatik isim listesi oluşturabilirsiniz.
• Grup rezervasyonlarında oda blokajını hızlı biçimde yapabilirsiniz.
• Grup konaklamalarını tek hesapta takip edebilirsiniz.
• Grup rezervasyona, aynı kriterde münferit rezervasyonu ekleyebilirsiniz.
• Gruba ait değişiklerinizi tek tuşla hızlı değişiklik menüsünden yapabilirsiniz.

Forecast

• Birden fazla forecast seçeneğiyle doluluk durumlarını takip edebilirsiniz.
• Rezervasyon forecastı kullanarak, rezervasyonları ve konaklayan misafir kayıtlarını oda bazında verilen tarih aralığında takip edebilirsiniz.
• Grafiksel forecast görüntüleri ile doluluk durumunuzu izleyebilirsiniz.
• Rezervasyon statü durumlarına göre forecastı kullanarak, odalar bazında verilen tarih aralığında rezervasyonları ve konaklayan misafir kayıtları takip edebilirsiniz.
• Rezervasyon statülerine göre oda kayıtlarınızı toplu ve detay görüntülerle forecastlarımızla takip edebilirsiniz.

Resepsiyon

• Hızlı grup check-in/check-out yapabilirsiniz.
• Farklı menülerden misafir kayıt bilgilerine ulaşıp, değişiklik yapabilirsiniz.
• Çoklu ve hızlı check-in yapabilirsiniz.
• Walk-in misafir kabulü yapabilirsiniz.
• Alınan depozitin misafir folyosuna otomatik olarak aktarılmasını sağlayabilirsiniz.
• Misafire ait eski kayıt bilgilerine ulaşabilirisiniz.
• Parametrik yapı sayesinde misafire ait özellikleri (VIP, Black List vb.) tanımlayabilir ve takip edebilirsiniz.
• Oda değiştirme yapabilirsiniz.
• Check-Out yapmayanların sürelerini uzatabilirsiniz.
• Erken check-out yapabilirsiniz.
• Geceleme kayıplarını önlemek için geç check-in yapabilirsiniz.
• Günlük Hareket Listesi ile oteldeki tüm anlık giriş-çıkış, bloke değişiklikleri, oda uzatmalarını, geç çıkışları, oda değişimlerini ve misafir isteklerini tek ekranda izleyebilirsiniz.
• Oteliniz için kendi register card ‘nızı tasarlayabilirsiniz.
• Check in sırasında oluşturduğunuz otel tanıtım yazısının programdan çıktısını alabilirsiniz.
• Restaurantlarınız için rezervasyon uygulamasını kullanıp, isterseniz bilet bastırabilirsiniz.
• Office programları ile entegrasyon sağlayabilirsiniz.
• Check In yapılan kaydı entegre Kimlik Bildirim Modülüne (EKBS) otomatik gönderir.

Oda Rack

• Rack ekranından misafir kayıtlarına ulaşabilir, değişiklik yapabilirsiniz.
• Rack ekranından oda değişikliği işlemini yapabilirsiniz.
• Renk paletiyle, oda durumlarını farklılaştırıp daha kolay takip edebilirsiniz.
• Günlük oda doluluk, giriş ve çıkış yapacak oda sayısını izleyebilirsiniz.
• Günlük yetişkin ve çocuk sayıları takip edebilirsiniz.
• Oteldeki günlük pansiyon durumunu kontrol edebilirsiniz.

Kasa

• Detaylı günlük hasılat takibi yapabilirsiniz.
• Ana kasa, kullanıcı kasası ve Shift kontrollerini yapabilirsiniz.
• Mevcut balansı, kayıtlı tüm para cinslerinden görüntüleyebilirsiniz.
• Tüm mali işlem hareketlerini görebilirsiniz.
• Yapılan para bozma işlemlerini takip edebilirsiniz.

Fast Posting

• Hızlı harcama girişi yapabilirsiniz.
• Adisyona ait detay bilgilerini yazabilirsiniz.

Folyo İşlemleri

• Harcama takibi yapabilirsiniz.
• Kredi Kartı, nakit ve geri ödeme işlemleri yapabilirsiniz.
• Folyoları askıya alabilirsiniz.
• Odalar ve folyolar arası harcama transferi yapabilirsiniz.
• Çoklu para birimi ile çalışabilirsiniz.
• Extra folyoyu toplu ve departman bazında, dövizli yazdırabilirsiniz.
• Müşteri bazlı dört farklı folyo açma/kapama işlemlerini yapabilirsiniz.
• Grup ve münferit müşteriler için proforma faturalama yapabilirsiniz.
• Departman veya harcama bazında indirim yapabilirsiniz.
• Yüksek bakiye kontrolü yapabilirsiniz.
• Özel istek takibi yapabilir ve bu istekleri departmanlarla ilişkilendirebilirsiniz.
• Aynı odada birden fazla müşteri hesabını takip edebilirsiniz.
• Ara faturalama işlemleri yapabilirsiniz.
• Departman bazlı faturaları gruplayabilirsiniz.

Para Bozma

• Döviz kuru girişi ve döviz bozma işlemleri yapabilirsiniz.
• Para bozma işlemini aynı anda folyoda takip edebilirsiniz.

City Ledger

• Hesapları city legder kaldırabilirsiniz.
• Tüm city ledger’a kaldırılan misafir kayıtlarını takip edebilirsiniz.
• City Ledger’a kaldırılan hesapların faturalarını tekli ya da toplu olarak kesebilirsiniz.
• City Ledger’a ait kasadan hasılat kontrolü yapabilirsiniz.
• Otomatik city ledger a kaldırma işlemini parametere bağlı olarak night sırasında uygulayabilirsiniz.

Housekeeping

• Boş/dolu, kapalı/arızalı, kirli/temiz, hazır odaları izleyebilirsiniz.
• Oda, kısım, kat, blok bazlı oda durum kontrolü yapabilirsiniz.
• Odaya ait kat, blok ve kısım tanımlamalarını yapabilirsiniz.
• Oda farklılıklarını izleyebilirsiniz.
• Toplu oda temizliği, oda kriterlerine ya da  numarasına göre yapabilirsiniz.
• Oda mutabakat raporu(Room Discrepancy) yla oto-kontrol yapabilirsiniz.
• H/K Şefleriniz ve Maidleriniz için çarşaf listeler oluşturabilirsiniz.
• Günlük oda ekipman (çarşaf,havlu vs…) değişimlerini oda giriş periyodik bazlı takip edebilirsiniz.

Acentalar

• Detaylı acenta kartı ve acenta birleştirme işlemleri yapabilirisiniz.
• Acenta ön forecast girişi ve takibi yapabilirsiniz.
• Acenta için oda tipi bazında kontenjan tanımlayabilirsiniz.
• Acenta bazında sınırsız fiyat tabloları oluşturabilirsiniz.
• Acenta bazında kontenjan tanımlaması yapabilirsiniz.
• Acenta bazında garanti rezervasyon (bloke) işlemi yapabilirsiniz.
• Acenta bazında istenilen tarih aralığında Rezervasyon forecast takibi yapabilirsiniz.
• Acenta ve firma satış istatistik raporları alabilirsiniz.
• Aksiyon hesaplanmasında farklı yöntemler uygulayabilirsiniz.
• Sınırsız sayıda fiyat bazlı aksiyon tanımlaması yapabilirsiniz.
• Oransal veya tutarsal bazlı indirim tanımlaması yapabilirsiniz.
• Promosyonların çakışma durumu kontrolünü yapabilirsiniz.
• Dört ve daha fazla kişi için özel fiyatlandırma yapabilirsiniz.
• Yaş gruplarına göre üç değişik çocuk tipi tanımlayabilirsiniz.
• Sınırsız sayıda her fiyat grubuna istenilen sayıda acentaya bağlıyabilirsiniz.

Fiyat

• Sınırsız sayıda fiyat tabloları oluşturabilirsiniz.
• Fiyat tablolarınızı acenta, pansiyon, döviz vs. bazında tanımlayabilirsiniz.
• Fiyat tablolarınızı sınırsız sayıda periyotlardan oluşturabilir ve periyot çakışmalarınızı engelleyebilirsiniz.
• Her bir oda tipi için istenilen tarih aralıklarında ayrı ayrı fiyat tanımlayabilirsiniz.
• Tutarsal veya oransal Early Booking tanımlaması yapabilirsiniz.
• Room Breakdown tanımları yapabilirsiniz.
• Varolan bir kontratı farklı isimde kopyalayabilirsiniz.
• Tek tuş menü yardımıyla değişiklik yapılan fiyat tanımını, ilgili tüm rezervasyonlara uygulayıp fiyat değişiklerini gerçekleştirebilirsiniz.

Rapor Sihirbazı

• Rapor sihirbazı ile kişiye ve işletmeye özel istediğiniz sayıda rapor üretebilirsiniz.
• İstediğiniz her bilgiyi rapor olarak alabilirsiniz.
• Raporları isimlendirebilir ve kullanıcı bazında yetkilendirebilirsiniz.

Gün Sonu İşlemleri

• Gün sonu işlemi kontrolü için saat aralığı belirleyebilirsiniz.
• Tek tuşla otomatik gün kapama işlemi yapabilirsiniz.
• No Show rezervasyon kontrolü yapabilirsiniz.
• Otomatik olarak belirlediğiniz gün sonu raporlarını alabilirsiniz.
• Gün sonu işleminde Open Shift kontrolü yapabilirsiniz.
• Birden fazla yedekleme seçeneği ile günlük işlemlerin yedeğini alabilirsiniz.

Bu sistemin çalışması için öncelikle işletmeye ait grup hotellerinin aynı network ağı üzerinde olması ve bağlantı hızlarının da oldukça güçlü olması gerekmektedir. Bağlantının hızlı olması online veri alış-verişi sırasında bağlantı kopmalarını ve veri kayıplarını engellemek için gereklidir.

Programın çalışma yapısında Merkez Ofis çalışanlarının, tek bir ekran üzerinde bağlı durumdaki hotellerin Oda Durumlarını, Oda Tipi bazında hangi odaların müsait olduklarını, yapılmış rezervasyonları görüntüleyebilir. Kullanıcının yetkisi varsa bu rezervasyonlar üzerinde, yeni rezervasyon ekleme, kaydedilmiş rezervasyonu değiştirme, rezervasyonu görüntüleme, rezervasyonu kopyalama veya rezervasyonu bağlı durumdaki başka bir hotele kaydırma gibi işlemleri yapabilir.

Ayrıca Hotellerin Forecastlerini istediği tarih ,oda tipi, forecast tipi (Chart,Avalible, Rezerved, Overbooking, Complimentary, House-Use ) bazında yine tek bir ekran üzerinde görüntüleyebilir. Müsait günler için otomatik rezervasyon oluşturabilir.

Genel Özellikleri

• C/in – C/Out işlemleri yapabilirsiniz.
• Konaklayan müşterilerin bilgilerini otomatik olarak Emniyete veya Jandaryama yollayabilirsiniz.
• Konaklayan müşterilere ilişkin raporlar alabilirisiniz.
• AilosFO Ön büro modülü ile entegrasyon sağlayabilirsiniz.

Genel Özellikleri

• Oteliniz oda ve ofis telefon görüşmelerinin takibi için dahili hat tanımlaması yapabilirsiniz.
• Santral tipine göre tanımlamaları parametrik yapabilirsiniz.
• Telefon görüşmelerini statülerine göre kategorilere ayırabilirsiniz
• Departman veya müşteri bazlı kontör ücretlerini fiyatlandırabilirsiniz.
• Hat çeşitlerine göre farklı arama tipleri uygulayabilirsiniz
• Farklı para cinsi tanımlarıyla ön büro ile entegre halde kullanabilirsiniz.
• Tüm telefon görüşmelerini kriterlere göre ayırıp, görüntüleyebilirsiniz.
• Telefon defteri oluşturabilir, arama filtrelemelerini isteğinize göre gruplayabilirsiniz.
• Arama tipleriyle ilgili özel kod tanımı yapabilirsiniz.
• Telefon görüşmelerine ilişkin raporlar alabilirsiniz.
• Dahili telefonlar arası görüşmeleri raporlayabilirsiniz.

Genel Özellikleri

• İstenilen sayıda ve değişik dillerde soru bankası oluşturabilirsiniz.
• Soruları departman bazında gruplayabilirsiniz.
• Sorulara farklı cevap seçenekleri tanımlayabilirsiniz.
• Cevap seçeneklerine puan değerleri atayabilirsiniz.
• Cevap seçeneklerini 1’den 5’e kadar seçenek sayılı veya  yorumlu hazırlayabilirsiniz.
• Soru bankasından yararlanarak farklı anket formları (fix, çoklu düzen v.b.) tasarlayabilirsiniz.
• Anketlere hedef değerler atayabilirsiniz.
• Anketlere geçerlilik tarih aralığı verebilirsiniz.
• Anket sonuçları girişlerini kişi ve firma bilgileri bazında yapabilirsiniz.
• Anket değerlendirmelerini kişi veya anket bazlı yapabilirsiniz.
• Anket sonuçlarını grafiksel olarak alabilirsiniz.
• Anket sonuçlarını genel, konu veya soru bazlı değerlendirebilirsiniz.
• Anket sonuçlarını fix veya çoklu düzen formatında raporlayabilirsiniz.